Un poco de enfoque

Buenos días. Volvemos a escribir después de tanto tiempo. Hoy vamos a hablar de implementación practica de Scrumban (Scrum + Kanban) y priorización.

Introducción

Trabajo en una organización donde lo normal son los cambios repentinos: nuevas normativas, necesidades que surgen de un día para otro o leyes que modifican procesos enteros. Además, es una institución con múltiples áreas, cada una con fines y prioridades muy distintas entre sí.

En este contexto, los pedidos, correcciones, nuevos desarrollos, reportes y mejoras llegan todos los días. Y al ser un equipo pequeño de sistemas, necesitábamos una forma de organizarnos sin perder flexibilidad.

Así fue como llegamos a una combinación que nos dio orden sin frenar el ritmo: Scrumban más una matriz de priorización, una manera de mantener la agilidad, pero con dirección.

Qué es Scrumban

Scrumban surge de combinar dos metodologías agiles: la estructura de Scrum (con su enfoque en la revisión, mejora continua y planificación) y la flexibilidad de Kanban (tablero y flujo continuo de trabajo).

En la práctica, lo aplicamos así:

• Usamos un tablero visual (Kanban) para ver en qué etapa está cada tarea y cuáles son las siguientes a abordar.
• Mantenemos revisiones periódicas (Scrum) para reflexionar, mejorar y planificar, apoyándonos en la matriz de priorización.
• Designamos referentes por tarea, involucrando al usuario desde el inicio. Por ejemplo, si se trata de una mejora contable, participa alguien del área de contabilidad durante el proceso.

El resultado es un sistema lo suficientemente estructurado para sostener el orden, pero lo bastante flexible para adaptarse a cambios urgentes.

Priorizar: si todo es urgente, nada es urgente

A medida que fuimos entrevistando las distintas áreas, las tareas se fueron acumulando. Había que encontrar una forma objetiva de decidir qué atender primero y qué generaba mayor impacto organizacional.

Por lo que decidimos usar una matriz de priorización, basada en criterios claros y cuantificables:

Criterios

• Impacto organizacional: Que tanto mejora procesos, ahorra costos o reduce riesgos?
• Urgencia: Hay normativas, resoluciones o compromisos externos que obligan a resolver ya?
• Dependencias: Bloquea otras tareas?
• Volumen: Cuantos usuarios o áreas se ven afectados si no se resuelve?
• Esfuerzo estimado: Es una victoria rápida o una iniciativa grande?
• Alineación estratégica: Está vinculado a los objetivos?

Escala de puntuación

Cada criterio se evalúa del 1 al 5:

Criterio	Puntaje 1-5
Impacto organizacional	1 (bajo) – 5 (muy alto)
Urgencia	1 (no urgente) – 5 (inmediato)
Dependencias	1 (ninguna) – 5 (bloquea otros)
Volumen	1 (pocos casos) – 5 (muchos casos)
Esfuerzo estimado	Invertido (menos esfuerzo = más puntos)
Alineación estratégica	1 (poco alineado) – 5 (clave para objetivos)

Clasificación

Con el puntaje total, se agrupa en categorías:

• Critico (> 24) -> tareas estratégicas o con altísimo impacto.
• Alto (20 - 24) -> tareas importantes, deben resolverse en el corto plazo.
• Medio (15 - 19) -> aportan valor pero no bloquean, se planifican según capacidad.
• Bajo (10-14) -> mejoras deseables.
• Muy bajo (< 10) -> se hacen si sobra tiempo.

Esta matriz nos permitió pasar de la intuición a los datos. En lugar de decidir por presión o urgencia percibida, ahora cada tarea se prioriza con fundamentos claros. Y los resultados de esta matriz alimentan directamente el tablero Scrumban.

Integración matriz dentro de Scrumban

Cada solicitud o tarea que llega, pasa primero por la matriz, donde se evalúan los seis criterios. El resultado total define la prioridad, que luego se utiliza para organizar el tablero. De esta forma el backlog pasa a tener una lógica de negocio detrás.

A su vez la prioridad es validada al último por los referentes.

Los beneficios que observamos son:

• Transparencia: todos pueden ver qué se prioriza y por qué.
• Menos urgencias: al mostrar la matriz, se comprende que no todo puede hacerse ya.
• Adaptabilidad: si cambia una normativa, ajustamos la matriz y el tablero se reordena.

La combinación de la matriz de priorización más el tablero nos permitió pasar de una gestión reactiva a una gestión estratégica.

Resultados y aprendizaje

Implementar Scrumban junto con una matriz de priorización no fue solo un cambio de herramientas, sino un cambio cultural.

Resultados

• Claridad y foco: se sabe qué tareas generan más valor y en qué concentrarse.
• Mejor comunicación: se mejoraron las comunicaciones entre áreas y cada área entiende por qué una tarea avanza antes que otra.
• Trazabilidad: toda decisión sobre una tarea tiene un registro.
• Más reuniones con propósito: aumentaron los espacios de trabajo compartido y los consensos sobre procesos.

Aprendizaje

“No se trata de correr más rápido, sino de avanzar hacia donde realmente importa.”

1. Priorizar es decidir con propósito: no se trata solo de ordenar tareas, sino de alinear con los objetivos institucionales.
2. La transparencia genera confianza: cuando los criterios están claros, desaparece la sensación de arbitrariedad.
3. El proceso nunca está cerrado: La matriz y el tablero son herramientas vivas, se ajustan cada vez que cambia el contexto, una normativa o una necesidad.